Nightmare on GMP-Street – Excel geht um (Folge 2)

In der letzten Woche habe ich einen Blog Text zum Thema Excel als Datenbank im GMP-Umfeld gepostet. Heute möchte ich auf die Nutzung von Excel als Rechenprogramm im GMP-Umfeld eingehen.

Zur Erinnerung, auch bei Anwendung von Excel für GMP-relevante Berechnungen gelten die Spielregeln für Datenintegrität und computergestützte Systeme:

  • 21 CFR Part 11
  • EU GMP Annex 11
  • Anforderungen an Daten-Integrität

Leider erfüllt Excel als Programm keine der oben aufgeführten Anforderungen an computergestützte Systeme im GMP-Bereich.

Vom Design …

Wenn Excel als Rechenprogramm im GMP-Bereich genutzt werden soll, sind mindestens folgende Voraussetzungen an das Rechenblatt zu stellen: klare Beschreibung

  • wozu Berechnungen durchgeführt werden sollen
  • der Berechnungen, die durchgeführt werden sollen
  • welche Informationen in welchen Feldern (Zellen) eingegeben werden sollen
  • welche Berechnungen (Formeln) in welchen Feldern durchgeführt werden sollen
  • welche Ergebnisse in welchen Feldern ausgegeben werden sollen
  • welche Limitierungen für die Informationen in Feldern gelten (z.B. positive / negative Werte, minimale / maximale Werte, Anzahl Nachkommastellen, …)
  • welche Felder ggf. Makros enthalten, die über einfache im Programm vorgegebene Berechnungen hinausgehen
  • welche Felder zu schützen sind
  • wer welche Zugriffsrechte haben soll
  • wie die Zugriffsrechte technisch realisiert werden

… über die Validierung …

Wenn das Rechenblatt dann entsprechend programmiert wurde und als Datei vorliegt, muss die Validierung erfolgen. Dabei muss geprüft werden ob

  • Formeln korrekt eingegeben und dokumentiert sind
  • Berechnungen korrekt erfolgen
  • Ergebnisse in den gewünschten Feldern ausgegeben werden
  • vordefinierte Zahlenformate eingehalten werden
  • ggf. vordefinierte Limitierungen für Zahlenwerte eingehalten werden
  • gesperrte Felder (z.B. mit Formeln und Ergebnissen) auch wirklich gesperrt sind
  • Eingabefelder auch wirklich frei und nicht gesperrt sind
  • Berichte (Ausdrucke) korrekt erzeugt werden
  • das Rechenblatt als solches gegen Veränderung geschützt ist
  • die Zugriffsberechtigungen korrekt funktionieren

Der genaue Validierungsumfang muss in einer Risikoanalyse festgelegt werden, aus der sich dann der spezifische Testumfang ergibt. Außerdem sollen hier Intervalle und der Umfang für die Re-Validierung festgelegt werden.

Daraus wir dann ein Validierungsplan (inklusive IQ) erstellt. Nach Ausführung des genehmigten Plans ist der Bericht zu erstellen. Danach kann das Rechenblatt im Routinebetrieb genutzt werden

… zur Nutzung

Wenn das Rechenblatt erfolgreich validiert wurde, müssen folgende Punkte festgelegt werden, inklusive der jeweiligen Verantwortlichkeiten:

  • wie werden die Zugriffsrechte sichergestellt (Lese- und / oder Schreibberechtigung, ggf. Anpassung des Rechenblatts)
  • wie erfolgen Backups
  • wie erfolgt die Nutzerverwaltung (Zugriffsrechte)
  • wie erfolgt die Nutzung (SOP)
  • wie werden die Ergebnisse der Berechnungen dokumentiert (Ausdruck, PDF, …)
  • wie erfolgt die Archivierung

Alle diese Punkte sind natürlich zu dokumentieren.

Fazit:

Excel für Berechnungen im GMP-Umfeld zu benutzen erfordert erheblichen Aufwand an Zeit und Ressourcen. Es bleiben die Schwachpunkte aufgrund der fehlenden Funktionalitäten, die für den Betrieb von IT-Systemen im GMP-Umfeld unabdingbar sind.

Auf Dauer ist die Investition in ein spezialisiertes IT-System (MES, LIMS, …), das die GMP-Anforderungen erfüllt, auf jeden Fall lohnend:

  • sicher in Bezug auf cGMP-Compliance
  • effizienter in Bezug auf Ressourcennutzung