Die Ursachenuntersuchung zu Abweichungen und Fehlern in Prozessen und Produkten ist ein zentrales Thema, wenn es um Verbesserung der Qualität geht.
Eigentlich ist das klar. Doch häufig wird diesem Punkt nicht richtig Rechnung getragen.
Gründe dafür sind
- die unzureichende Ausbildung der an den Untersuchungen beteiligten Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzten.
- die Ursachenuntersuchung bleibt an der Oberfläche, der wirkliche Ursache wird nicht gefunden. Ein klassischer Indikator ist hier der „Menschliche Fehler“ als Ursache (s.a. Blog Fehlerkultur).
- die Kultur im Unternehmen, wie mit Fehlern umgegangen wird. Hier dürfen z.B. bestimmte Fragen gar nicht erst gestellt werden. Dies ist vor allem in Unternehmen der Fall, in denen oberflächlich (!) viel Wert auf Effizienz und Durchsatz gelegt wird.
Fehler sind Quellen für Verbesserungsprogramme
Gerade dadurch, dass bestimmte Themen Tabu sind (z.B. Verhalten der Vorgesetzten und Manager, die „pragmatische“ Lösungen einfordern) verschenken diese Firmen viel Potential zur Verbesserung.
Die Mitarbeiter erkennen die Tabu-Bereiche sehr schnell und lernen diese zu meiden. Dadurch werden besonders die motivierten Mitarbeiter frustriert.
Der bessere Weg
Nur wenn die wirkliche Ursache (Root Cause) für eine Abweichung oder eine Reklamation gefunden wird gibt es eine realistische Chance, zukünftig einen Fehler und ähnliche Fehler zu vermeiden.
Dann können Prozesse verbessert werden und eine sichere Produktqualität erreicht werden (s. a. Blog Pharma Prozessoptimierung)
Zunächst einmal soll ein systematisches Training von Mitarbeitern und Vorgesetzten erfolgen
- Sinn und Ziel der Ursachenuntersuchung
- Geeignete Methoden und Werkzeuge zur Strukturierung der Ursachenuntersuchung
- Durchführung der Ursachenuntersuchung bis zur wirklichen Ursache (Root Cause)
- Ansatzpunkte für wirksame CAPAs (Korrigierende und Vorbeugende Maßnahmen) festlegen
Mit Mentoring durch erfahrene Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Consultants soll dann das theoretische Wissen in der Praxis angewendet werden.
Kategorien helfen Schwerpunkte zu identifizieren
Die identifizierten wirklichen Ursachen sollen dann Kategorien zugeordnet werden. Kategorien können z.B. sein:
- Prozess
- Anlagen
- Dokumentation
- Produkt
- Umgebung
Eine Kategorisierung erleichtert das Identifizieren von Schwerpunkten. Diese Ursachenschwerpunkte können dann Ausgangspunkte für systematische Verbesserungsprogramme werden (s.a. Blog KPIs).
Es lohnt sich
Die oben aufgeführten Maßnahmen sind die Basis für
- eine erhebliche Reduzierung von Ausschuss und fehlerbedingten Kosten
- eine kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Produkten
Wichtig ist dabei, dass das beschrieben Vorgehen konsequent von Vorgesetzten eingefordert und unterstütz wird. Das ist sicherlich ein Prozess der Geduld und Disziplin erfordert.
