E-Mails im Unternehmen – aber richtig

Kaum jemand der nicht über Zeitmangel klagt und die Unmengen von E-Mails, die einen täglich überschwemmen. Dabei sind wir zum Teil selbst schuld, wenn die Nutzung von E-Mails zur großen Produktivitätsbremse wird. Ein paar ganz einfache Regeln helfen, hier im beruflichen Umfeld Abhilfe zu schaffen.

Allgemein E-Mail Regeln:

E-Mails sollen nur zur Information ausgewählter Empfänger zu einem wichtigen Thema eingesetzt werden. Auf diesem Weg sollen wichtige Informationen gezielt kommuniziert werden. Falls diese Informationen regelmäßig mehrere Personen betreffen, ist die Einrichtung von Gruppen-Accounts sinnvoll.

E-Mails sind nicht zur Abstimmung von Themen (Besprechung) oder Terminen (Outlook Kalender, Doodle, …) geeignet.

Wenn dies beachtet wird, haben Sie schon einen großen Schritt zu Vermeidung von Ketten- oder „Ping-Pong“-Mails getan.

Empfänger festlegen – weniger ist mehr

An: E-Mails sollen nur an Personen gesendet werde, die unmittelbar vom Inhalt betroffen sind und ggf. etwas tun müssen.

CC: In Kopie soll eine E-Mail nur an Personen geschickt werden, die nicht direkt betroffen sind aber unbedingt Kenntnis vom Inhalt haben müssen.

Grundsätzlich soll E-Mail-Kommunikation nicht als Tätigkeitsnachweis gegenüber anderen missbraucht werden.

BCC: Die Verwendung von Blindkopien ist für interne Mails unbedingt zu unterlassen. Es kann leicht der Eindruck entstehen, dass der Versender unaufrichtig ist und „politische“ Spielchen betreibt.

Bei externen Mails, wenn Empfängeradressen aus Datenschutzgründen vertraulich zu behandeln sind, kann die Verwendung von BCC sinnvoll sein.

Betreffzeile – klar und auf den Punkt

Der Betreff einer E-Mail muss klar benannt werden. Falls vom Empfänger eine Aktivität erwartet wird, soll dies schon aus der Betreffzeile hervorgehen. Hier ist z.B. ein Hinweis „Achtung Aktivität notwendig bis …“ sinnvoll. Dies besonde