Kaum jemand der nicht über Zeitmangel klagt und die Unmengen von E-Mails, die einen täglich überschwemmen. Dabei sind wir zum Teil selbst schuld, wenn die Nutzung von E-Mails zur großen Produktivitätsbremse wird. Ein paar ganz einfache Regeln helfen, hier im beruflichen Umfeld Abhilfe zu schaffen.
Allgemein E-Mail Regeln:
E-Mails sollen nur zur Information ausgewählter Empfänger zu einem wichtigen Thema eingesetzt werden. Auf diesem Weg sollen wichtige Informationen gezielt kommuniziert werden. Falls diese Informationen regelmäßig mehrere Personen betreffen, ist die Einrichtung von Gruppen-Accounts sinnvoll.
E-Mails sind nicht zur Abstimmung von Themen (Besprechung) oder Terminen (Outlook Kalender, Doodle, …) geeignet.
Wenn dies beachtet wird, haben Sie schon einen großen Schritt zu Vermeidung von Ketten- oder „Ping-Pong“-Mails getan.
Empfänger festlegen – weniger ist mehr
An: E-Mails sollen nur an Personen gesendet werde, die unmittelbar vom Inhalt betroffen sind und ggf. etwas tun müssen.
CC: In Kopie soll eine E-Mail nur an Personen geschickt werden, die nicht direkt betroffen sind aber unbedingt Kenntnis vom Inhalt haben müssen.
Grundsätzlich soll E-Mail-Kommunikation nicht als Tätigkeitsnachweis gegenüber anderen missbraucht werden.
BCC: Die Verwendung von Blindkopien ist für interne Mails unbedingt zu unterlassen. Es kann leicht der Eindruck entstehen, dass der Versender unaufrichtig ist und „politische“ Spielchen betreibt.
Bei externen Mails, wenn Empfängeradressen aus Datenschutzgründen vertraulich zu behandeln sind, kann die Verwendung von BCC sinnvoll sein.
Betreffzeile – klar und auf den Punkt
Der Betreff einer E-Mail muss klar benannt werden. Falls vom Empfänger eine Aktivität erwartet wird, soll dies schon aus der Betreffzeile hervorgehen. Hier ist z.B. ein Hinweis „Achtung Aktivität notwendig bis …“ sinnvoll. Dies besonders, da auf den vergleichsweisen kleinen Bildschirmen von Smartphones zunächst oft nur die Betreffzeile in E-Mail-Apps angezeigt wird.
Bei Ketten- oder Ping-Pong-Mails hat das Thema in der Betreffzeile oft nichts mehr mit dem Thema des letzten Beitrags zu tun. Achten Sie darauf, dass der Betreff ggf. aktualisiert wird.
Inhalt – kein Platz für Romane
Der Inhalt soll klar, präzise und kurz gestaltet werden. Vom Empfänger erwartete Aktivitäten sollen klar hervorgehoben werden.
Wahren Sie unbedingt eine professionelle Form. Dazu gehören eine angemessene Anrede und Abschiedsformel. Was angemessen ist hängt natürlich vom professionellen Umfeld (Branche) und dem individuellen Verhältnis zwischen Absender und Empfänger ab.
Emoticons, GIFs und Kürzel (z.B. OMG, MFG) haben mit ganz speziellen Ausnahmen im beruflichen Umfeld nichts verloren. Das gilt auch für die Versendung von Links zu Tiervideos, es sei denn Sie sind Tierpfleger, arbeiten im Zoohandel o.ä. …
Antworten
Stellen Sie das E-Mail-Programm so ein, dass die Antworten auf eine E-Mail oben angezeigt werden und nicht am Ende des Textes.
Für die Antworten gelten die gleichen Regeln wie bei der Auswahl der Adressaten einer E-Mail, also nur selektiv antworten, nicht „Antwort an Alle“.
Die zu beachtenden inhaltlichen Punkte wurden bereits oben beschrieben.
E-Mails bearbeiten – effizient und gebündelt
Ein ganz wichtiges Mittel zur Effizienzsteigerung ist das Abschalten von Benachrichtigungston und Einblendung im E-Mail-Programm. Schließen Sie das entsprechende Programm solange Sie nicht E-Mails bearbeiten. Nichts stört Ihre Produktivität so wie eine ständige Ablenkung durch eintreffende E-Mails.Legen Sie unbedingt feste Bearbeitungszeiten fest. Bewährt haben sich hier der späte Vormittag und der späte Nachmittag. Wenn Sie nicht an einem Helpdesk o.ä. arbeiten, müssen Sie nicht ständig erreichbar sein und sofort reagieren.
Gewöhnen Sie sich an, E-Mails nur einmal zu bearbeiten, also direkt beantworten und ablegen oder löschen.
Bearbeitung von E-Mails, deren Beantwortung einen größeren Aufwand erfordert, sollten sie gegebenenfalls als eigene Aktion / eigenen Termin auf ihre Agenda nehmen.
Und sonst noch …
Beschränken Sie die Automatische Empfangs-/Lesebestätigung auf die absolut notwendigen Fälle. Meist setzt der Absender dies gerade im beruflichen Umfeld ein, wenn er wissen will, wie lange sich der Empfänger nach dem Empfang bzw. Lesen der Nachrichtmit der Beantwortung „Zeit lässt“. Das sind Spielchen, die, wie die Verwendung von BCC (s.o.) im beruflichen Umfeld, unprofessionell und kontraproduktiv sind.
Der Abwesenheitsassistent ist eine sinnvolle Einrichtung, wenn er rechtzeitig vor Beginn der Abwesenheit aktiviert wird und nicht erst unmittelbar vor dem runterfahren des Computers zur Abreise. Dies ermöglicht Empfängern bei dringenden Rückfragen noch reagieren zu können. Deaktivieren Sie den Abwesenheitsassistent unmittelbar nach der Rückkehr wieder.
Wenn Sie in einem Team arbeiten, vereinbaren Sie einfach die aufgeführten Spielregeln für alle Teammitglieder. Sie werden sehen, dass das Befolgen der Regeln allen hilft.
Fazit:
All die genannten Punkte sind nicht schwer zu implementieren. Entscheidend ist, dass Sie sich das beschriebene Vorgehen zur Gewohnheit machen. Das ist in der Übergangsphase sicher ungewohnt, wird aber durch Zeit- und Produktivitätsgewinn reichlich belohnt.
Grundsätzlich sollten GxP-entscheidungsrelevante Informationen nicht per E-Mail kommuniziert werden. Dies gebieten die Anforderungen an Daten-Integrität, die in den gängigen E-Mail-Systemen kaum zu gewährleisten ist. Dazu demnächst mehr in einem separaten Blogbeitrag.
