Kennen Sie das auch? Sie werden zu einem Training „eingeladen“ und wissen schon, was Sie erwartet? Innerlich haben Sie schon abgeschaltet und denken daran, was Sie in der Zeit alles Sinnvolles tun könnten.
Die traurige Wirklichkeit ist, dass bei dem Thema Training immer noch viele Ressourcen verschwendet und Mitarbeiter frustriert werden, weil Trainings nicht sinnvoll und ineffizient durchgeführt werden:
- „Eigenschulung“ durch Lesen von mehr oder weniger gut geschriebenen SOPs am Bildschirm am Arbeitsplatz
- Vorlesen von SOPs durch einen „Trainer“
- Training anhand von schlecht gemachten PowerPoint-Präsentationen, die teilweise nur den SOP-Inhalt als Bullet Points aufführen („betreutes Lesen“)
- Trainer werden beliebig ausgewählt (Vorgesetzter, QS-Mitarbeiter, …)
Das Thema Training ist eine entscheidende Säule von QS-Systemen. Im EU GMP Leitfaden Teil 1, Kapitel 2 ist ein ganzer Abschnitt dem Thema Training gewidmet.
Außerdem werden dem Training und der Weiterbildung von vorhandenen und neuen Mitarbeitern und Führungskräften im Unternehmen zukünftig noch größere Bedeutung zukommen,
- da ein Fachkräftemangel aufgrund der sich ändernden demografischen Zusammensetzung der Bevölkerung abzusehen ist
- durch die fortschreitende Automatisierung und Digitalisierung Mitarbeiter andere Qualifikationen brauchen als für die Durchführung sich wiederholender Routinetätigkeiten
Tipp 1: Den richtigen Trainer auswählen
Zunächst einmal brauche ich natürlich entsprechende ausgebildete Trainer mit der notwendigen
- Fachkompetenz in Bezug auf das Thema
- Methoden-/Trainingskompetenz
- Sozialen Kompetenz
- Glaubwürdigkeit bei den zu Trainierenden
Der erste Punkt ist meist noch gegeben. Die anderen Qualifikationsmerkmale für einen guten Trainer müssen aber ebenfalls bei der Auswahl der Trainer berücksichtigt werden – ggf. müssen vorhandene Trainer entsprechend qualifiziert werden.
Tipp 2: Die Zielgruppe beachten
Ein Training muss immer auf die Zielgruppe zugeschnitten werden. Also
- Wer wird trainiert (Führungskraft, Mitarbeiter)
- Welche Vorbildung bzw. Erfahrung bringen die Trainees mit
- Für welchen Bereich (Produktion, QK, QS, Logistik, …) wird trainiert
- Für welche spezifische Tätigkeit wird trainiert
Je nach Zielgruppe, muss das Training unterschiedlich konzipiert werden.
Tipp 3: Das richtige Werkzeug auswählen
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten Trainings effizient durchzuführen, z.B.:
Workshops, Face-to-Face Trainings
- Ermöglichen intensiven Austausch zwischen Trainer und Trainee
- Ermöglichen intensiven Austausch zwischen den Trainees
- Erfordern, dass alle zur gleichen Zeit und am gleichen Ort sind
- Erfordern einen geringen technischen Aufwand hinsichtlich der Durchführung
Web-Trainings
- Ermöglichen intensiven Austausch zwischen Trainer und Trainee
- Ermöglichen intensiven Austausch zwischen den Trainees
- Erfordern, dass alle zur gleichen Zeit verfügbar sind
- Erfordern einen gewissen technischen Aufwand hinsichtlich Vorbereitung
- Erfordern einen gewissen technischen Aufwand hinsichtlich Durchführung
Video-Trainings auf Web-Trainings-Platform
- Erlauben Flexibilität hinsichtlich Zeit und Ort für alle Beteiligten
- Erfordern einen gewissen technischen Aufwand hinsichtlich Vorbereitung
- Erfordern einen gewissen technischen Aufwand hinsichtlich Durchführung
- In Kombination mit anschließenden Web-Konferenzen oder Chats kann ein Austausch zwischen Trainer und Trainees bzw. zwischen den Trainees untereinander erreicht werden.
Tipp 4: Das Trainingsmaterial maßschneidern
Abhängig von der Art der Durchführung von Trainings und der Zielgruppe für das Training muss das Trainingsmaterial erstellt werden.
Es ist sinnlos z.B. eine komplexe, umfangreiche SOP zum Thema Abweichung für alle Beteiligten auf gleiche Art und Weise zu schulen, indem die SOP vorgelesen wird.
Das Trainingsmaterial muss jeweils die spezifischen Punkte für die Zielgruppe herausarbeiten. Das Trainingsmaterial sollte
- Wenig Textbasiert sein
- Visuelle Elemente enthalten
- Praktische Erfahrung vermitteln
- Von den Teilnehmern praktische Aktivität erfordern (z.B. Fallstudie o.ä.)
- Auf kritische Punkte eingehen
Wenn PowerPoint Folien eingesetzt werden, sollten diese auf jeden Fall visuelle Elemente enthalten, die
- Das Verständlich machen des Lehrstoffs unterstützen
- Das Merken des Lehrstoffs unterstützen
Reine Text und/oder Datenfolien sind ermüdend für die Teilnehmer und der Inhalt bleibt kaum im Gedächtnis.
Sehr effizient sind Video-Aufnahmen von praktischen Tätigkeiten z.B. im Bereich der Produktion. Hiermit können
- Best-Practices vermittelt werden
- Zu verbessernde Arbeitsweisen diskutiert werden
Leider scheitert gerade der letztgenannte Punkt meist an „Datenschutzgründen“. Hier wird viel Potential verschenkt aus Angst, Mitarbeiter könnten aus der Schwachpunktanalyse Nachteile erwachsen.
Fazit
Der Qualifikation der Trainer und derjenigen, die das Trainingsmaterial erstellen, muss deutlich mehr Beachtung geschenkt werden.
Training muss auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sein. Natürlich kann aus unternehmerischer Sicht nicht für jeden Mitarbeiter individuell Trainingsmaterial erzeugt werden. Es ist aber durchaus sinnvoll und mit vertretbarem Aufwand machbar, für Mitarbeitergruppen spezifisches Trainingsmaterial zu erstellen.
Trainingsmethoden müssen deutlich besser als bei der bisherigen Praxis die Vermittlung von Inhalten und das Merken der Inhalte unterstützen. Moderne Trainings-Methoden erlauben zugleich ein hohes Maß an Flexibilität für Trainer und Teilnehmer.
Die Erstellung von qualitativ hochwertigem Trainingsmaterial und die Durchführung von Trainings unter Nutzung moderner Methoden ist sicher nicht kostenlos zu haben, sollte aber unbedingt als wertschöpfende Investition betrachtet werden.
Und zuletzt, automatisierte und digitalisierte Systeme (s. Blog Pharma Prozessoptimierung) können die Mitarbeiter benutzerfreundlich durch Standard-Prozesse führen und damit auch den Aufwand für das Training solcher Tätigkeiten reduzieren.
Auf den Aspekt der Erfolgskontrolle bei Trainings werde ich in einem zukünftigen Blog-Text eingehen.
